Strukturen schaffen – kaufmännische Steuerung möglich machen!
(Industrieunternehmen im europäischen Ausland, Umsatz im 3-stelligen Mio. € Bereich)
Der neue Geschäftsführer war nicht zu beneiden: Liquiditätsprobleme, überfällige Lieferanten-verbindlichkeiten, zum Teil nicht werthaltige Forderungen, Bestände, die sich nur zum Teil verkaufen ließen. Eine kaufmännische Steuerung war dringend notwendig!
Sein Vorgänger hatte bereits begonnen mit Lieferanten über eine Stundung der fälligen Verbindlichkeiten zu verhandeln. Dabei gab es für viele Lieferanten 3 verschiedene Zahlen zur Höhe der Verbindlichkeiten. Zwei unterschiedliche Zahlen aus dem Unternehmen, eine dritte Zahl vom Lieferanten. Außerdem wurden häufig Rechnungen zweimal bezahlt. Es war klar, dass es hier nicht um die Optimierung von Prozessen im Detail gehen konnte – Strukturen und Klarheit über die Situation mussten geschaffen werden – und das schnell, da es um das Überleben des Unternehmens ging.
Meine Tätigkeit als Interim Manager begann ich mit einer 2-tägigen Bestandsaufnahme aller kaufmännischen Prozesse im Unternehmen. Es gab die parallel arbeitenden Abteilungen Finanzen und Rechnungswesen. Das Rechnungswesen war mit der Erfassung der Geschäftsvorfälle einige Wochen im Rückstand.
In dem folgenden Projekt wurden die kaufmännischen Prozesse komplett neu strukturiert. Dabei wurden u.a. die beiden o.g. Abteilungen zusammengelegt, verkleinert und die Aufgaben und Verantwortungsbereiche neu aufgeteilt. Alle eingehenden Rechnungen, durchgeführten Zahlungen usw. mussten spätestens am Folgetag gebucht sein, um die Doppelerfassung abschaffen zu können. Die Finanzdisposition und der Zahlungsverkehr erfolgten jetzt auf Grundlage der aktuellen Zahlen. Die Geschäftsleitung hatte immer einen aktuellen Überblick. Gemeinsam mit dem Geschäftsführer wurde ein neuer Leiter für Finanz- und Rechnungswesen eingestellt und eingearbeitet.
Zur Verbesserung der Liquiditätslage wurden das Debitorenmanagement optimiert und eine Warenkreditversicherung abgeschlossen. Diese Maßnahmen ermöglichten es, einen Factorinvertrag abzuschließen.
Im Ergebnis haben wir in wenigen Monaten funktionierende Strukturen und Klarheit über die vorhandene Situation geschaffen und die Liquiditätssituation deutlich verbessert. Auch für die folgenden Finanzierungsverhandlungen waren dies wichtige Voraussetzungen.
