Probleme mit Lieferantenzahlungen -  was steckt dahinter?

(Automobilzulieferer mit Umsatz im 3-stelligen Mio. € Bereich)

Trotz ausreichender Liquidität konnten Skontofristen oft nicht eingehalten werden und es gingen wiederholt Mahnungen für überfällige Rechnungen ein. Inzwischen gab es negative Auskünfte zum Zahlungsverhalten und Anfragen von Warenkreditversicherungen.

Scheinbar lag der Engpass im Bereich der Rechnungsprüfung. Hier mussten alle Rechnungen vor Zahlung freigegeben werden.

Bei der Analyse des kompletten Rechnungsdurchlaufs stellte sich heraus, dass Rechnungen z.T. nicht unmittelbar in der Buchhaltung eingingen. Dies war das erste Problem, welches eine wirksame Überwachung von Skonto- und Zahlungsfristen unmöglich machte. Nach Eingang in der Buchhaltung wurden die Rechnungen erfasst und zur inhaltlichen Prüfung und Freigabe an die Abteilung, welche bestellt hatte, weitergegeben.

Hier zeichnete sich das eigentliche Problem des Prozesses ab:

Es gab keine klaren Regelungen für Abläufe und Vollmachten bei Bestellungen. So wurden aus einzelnen Abteilungen am Einkauf vorbei in größerem Umfang Bestellungen ausgelöst. Dies ist in vielen Unternehmen ein zentrales Problem. Regelungen für den Einkauf sind ein wichtiges Steuerungsinstrument. Möglich sind z.B. Vorgaben zur Anzahl von Vergleichsangeboten, zu zulässigen Zahlungszielen incl. Skonto und Boni und zu Unterschriftsvollmachten für Bestellung und Rechnungsfreigabe. Auch spezielle Regelungen für Investitionsvorhaben können auf diesem Weg wirksam überwacht werden.

Voraussetzung zur Nutzung dieser Steuerungsinstrumente ist, dass nur über den Einkauf bestellt wird. Nur durch Einhaltung dieser Rahmenbedingung lassen sich die Vorgaben umsetzen und erhebliche Schäden (auch Betrugs-und Untreuehandlungen) in Unternehmen verhindern. Probleme mit Lieferantenzahlungen sind somit oft nur ein Indiz für Strukturierungsbedarf im gesamten Einkaufsprozess.