Starkes Wachstum erfordert skalierbare Prozesse!

(Anlagenbau, Umsatz im 2-stelligen Mio. € Bereich, Tochtergesellschaften im Ausland)

Der Gesellschafter und technische Geschäftsführer führte das in den vergangenen Jahren stark gewachsene Unternehmen. Seit einem Jahr gingen die Umsätze jedoch zurück. Trotzdem stieg das Forderungsvolumen weiter an. Die Liquiditätslage war angespannt und es war klar, dass es so nicht weitergehen konnte.

Die erste Auswertung ergab viele offene Restforderungen aus bereits abgeschlossenen Projekten. Kunden machten Einbehalte von den vereinbarten Zahlungen. Gründe waren unklare vertragliche Regelungen, Mängel, noch ausstehende Restarbeiten oder Gegenforderungen des Kunden z.B. wegen verspäteter Fertigstellung.

Die Buchhaltung übergab die offenen Posten dem jeweilig zuständigen Projektleiter zur Klärung mit dem Kunden. Die Projektleiter hatten jedoch vom Gesellschafter nicht die notwendigen Vollmachten und Vorgaben. Einigungen mit den Kunden konnten so nicht erreicht werden.

Ein typischer Fall für schnell gewachsene Unternehmen. Was fehlte waren skalierbare Prozesse. Was bei wenigen Aufträgen vom Gesellschafter noch selbst organisiert werden konnte endet bei steigendem Volumen oft im Chaos.

Die Buchhaltung hatte unter diesen Umstände keine realistische Chance, die überfälligen Forderungen einzutreiben. Die dritte und letzte Mahnung war wörtlich zu verstehen – es war nämlich wirklich das letzte, was der Kunde vom Unternehmen hörte. Unterdessen wurden in Wartung und Service weiter Leistungen für diese Kunden erbracht. Auch diese zahlten die Kunden nicht.

Bei der Aufarbeitung der Forderungen mussten Wertberichtigungen in größerem Umfang vorgenommen werden. Diese belasteten das laufende Geschäftsjahr obwohl überwiegend Forderungen aus Vorjahren betroffen waren. Manchmal kann starkes Wachstum die Folgen ungeordneter Prozesse vorrübergehend überdecken.

Die Jahresabschlüsse der vergangenen Jahre waren vom Wirtschaftsprüfer uneingeschränkt testiert worden.