Debitorenmanagement - schon alles versucht?

(Unternehmensgruppe in Bayern, Umsatz im mittleren 2-stelligen Mio. € Bereich)

Trotz vielfältiger Bemühungen des Geschäftsführers zur Verbesserung des Debitorenmanagements konnten die durchschnittlichen Forderungslaufzeiten nicht nachhaltig gesenkt werden.   

Eine erste Bestandsaufnahme ergab eine offene-Posten-Liste von über 200 Seiten mit unbearbeiteten Abzügen, unzuverlässige Informationen über die Fälligkeit von Rechnungen, regelmäßige automatische Mahnläufe waren nicht möglich. Meine Analyse der Prozesse im Vertrieb und in der Auftragsannahme führte zu folgenden Ergebnissen: 

• Keine klaren Regeln, welche Zahlungsziele von Vertrieb und Auftragsannahme vereinbart werden durften
• Unklarheit über die mit Kunden vereinbarten Zahlungsziele („nach Vereinbarung“) und zahlungsauslösende Ereignisse (Eingang der Ware, Eingang der Lieferpapiere, Eingang der Rechnung)
• Mündliche Absprache mit Kunden (z.B. über Skonto oder Boni) 

Rahmenbedingungen, die ein erfolgreiches Debitorenmanagement unmöglich machten. Die folgenden Bemühungen richteten sich daher auf die Beseitigung der Defizite in den Prozessen in Vertrieb und Auftragsannahme. Erst nach Schaffung dieser  Voraussetzungen führten die vom Geschäftsführer in der Debitorenbuchhaltung veranlassten Abläufe zum gewünschten Ergebnis.