Forderungsausfälle - die Ursache hinter der Erklärung!
(Dienstleistungsunternehmen, Umsatz im mittleren 2-stelligen Mio. € Bereich)
Stark zurückgehende Jahresüberschüsse in den letzen Jahren - der Gesellschafter des Unternehmens war besorgt. Eine Ursache waren steigende Forderungsausfälle.
Nach Vorgabe der Geschäftsführung sollten alle Forderungen durch die bestehende Warenkreditversicherung (WKV) abgesichert sein. Trotzdem stiegen die Aufwendungen durch Forderungsausfälle. Der kaufmännische Leiter hatte dafür eine einfache Erklärung: die Selbstbeteiligung aus der WKV. Die Geschäftsführer hielten diese Erklärung bisher für plausibel.
Nach Auswertung von zwei Zahlen (bezahlte Prämien und Erträge aus Versicherungserstattungen) war zu vermuten, dass die Erklärung falsch war. Anhand der Belege der Buchhaltung untersuchte ich einige große Forderungsausfälle. Hierbei bestätigte sich meine Einschätzung:
Die Forderungen waren nicht ausreichend versichert. In vielen Fällen wurden keine entsprechenden Limite bei der WKV beantragt oder es wurden über die Limite hinaus, Leistungen erbracht. Diesbezüglich von der Geschäftsführung vorgegebene Regelungen wurden in der Auftragsannahme nicht eingehalten. Die Überwachung dieser Abläufe lag im Verantwortungsbereich des kaufmännischen Leiters. Gleichzeitig hatte er die Vollmacht, ohne Gegenzeichnung des Geschäftsführers Forderungen auszubuchen.
Anschließend überprüfte ich den aktuellen Forderungsbestand. Von Forderungen i.H.v. ca. 15 Mio. € waren ca. 7 Mio. € nicht versichert. Der Geschäftsführer war bisher von zu 100% abgesicherten Forderungen ausgegangen. Auch in diesem Fall wurden die Regeln des Internen Kontrollsystems (IKS) nicht eingehalten.
Wenn was schief geht, dann richtig!
Beim gleichen Unternehmen stellte ich fest, dass durch ein falsches Verfahren bei der Ausbuchung der Forderungen jedes Jahr mehrere 10 Tausend € an Umsatzsteuer verschenkt wurden.
Die Steuerabteilung der beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hatte das Problem nicht erkannt und schickte auf Nachfrage allgemeine Erläuterungen zum Umsatzsteuerrecht. Der dann angereiste Prüfungsleiter erklärte mir im persönlichen Gespräch „wir hätten niemals gedacht, dass Herr ... das falsch macht“.
Diese Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hatte den Jahresabschluss des Unternehmens über mehrere Jahre uneingeschränkt testiert.
